Max’s Energyn tietosuojaseloste
Tämä seloste kertoo, miten Max’s Energy Oy käsittelee henkilötietojasi.
Käyttämällä palvelujamme, verkkosivustojamme (https://maxs.fi) tai ottamalla meihin yhteyttä, hyväksyt että käsittelemme sinua koskevia henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
REKISTERINPITÄJÄ
Max’s Energy Oy, y-tunnus 0793890-7 (”Max’s Energy” tai ”Rekisterinpitäjä”)
Osoite: Teknikontie 9, 10600 Tammisaari
Sähköposti: info(at)maxs.fi
Puhelin: 010 219 5450
MITÄ TIETOJA KERÄÄMME?
Tyypillisesti Max’s Energy voi saada asiakkaistaan seuraavia tietoja:
- Nimi ja yhteystiedot (kuten etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
- Muut perustiedot (kuten syntymäaika, asiakasnumero, asiointikieli)
- Asiakkuutta koskevat tiedot, kuten tilaushistoria ja siihen liittyvä viestintä, asiakassuhteen hoito sekä tilaus- ja laskutustiedot
- Rekisteröidyn kanssa käyty viestintä
- Tieto rekisteröidyn kiinnostuksen kohteista (tuoteryhmät ja palvelut)
- Rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet
- Lakisääteiset tiedot asiakkaan tunnistamiseksi
- Rekisteröidyn antamat suostumukset ja kiellot liittyen erityyppisiin henkilötietojen käsittelytarkoituksiin
- Verkkopalveluitamme käyttäessä käyttölaitteen IP-osoite tai muu laitekohtainen tunniste sekä evästetiedot
MISTÄ JA MITEN TIEDOT KERÄTÄÄN?
Saamme tiedot pääsääntöisesti suoraan rekisteröidyltä itseltään Rekisterinpitäjän internetsivuilla olevilla yhteydenottolomakkeilla, sosiaalisen median lomakkeilla sekä muulla tavoin rekisteröidyn ollessa yhteydessä esimerkiksi puhelimitse, sähköpostitse tai asiakaskohtaamisissa.
Lisäksi saamme tietoja rekisteröityjen yhteyshenkilöiltä tai edustajilta (yritysasiakkaat), viranomaisilta, yhteystietopalveluiden tarjoajilta, luottotietoyhtiöiltä ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta. Saatamme myös sovellettavan lainsäädännön puitteissa kerätä ja päivittää henkilötietoja julkisesti saatavilla olevista lähteistä kuten yhtiöiden verkkosivustoilta, uutispalveluista sekä muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella. Suostumuksellasi keräämme tietoa myös verkkosivustollamme käytössä olevien evästeiden kautta.
MITÄ TARKOITUKSIA VARTEN KERÄÄMME JA KÄYTÄMME TIETOJASI?
Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoituksena on:
- Max’s Energy:n asiakkaan tai Max’s Energy:n asiakkaan edustaman yrityksen ja Max’s Energy:n välisen asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito
- Muun yhteistyökumppanin ja Max’s Energy:n välisen yhteistyön ylläpito
- Tuotteiden ja palveluiden myynti ja markkinointi
- Asiakasviestintä: yhteydenottopyyntöihin vastaaminen, tarjousten jättäminen, tilaussopimuksen tekeminen, tilausten toimittaminen, laskutus ja perintä, asiakaspalautteiden käsittely
- Liiketoiminnan kehittäminen
- Kirjanpito
- Verkkosivustolla kävijöiden tietojen käsittely verkkosivujen toiminnallisuuden varmistamiseksi ja kehittämiseksi sekä verkkosivujen liikenteen analysoimiseksi ja mainonnan kohdistamiseksi
- Suoramarkkinointiluvan tai -kiellon noudattaminen asiakkaan toiveen mukaisesti
- Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
- Rekrytointiin liittyvät toimenpiteet ja työhakemusten käsittely
Henkilötietojen käsittely on edellytyksenä, että Max’s Energy voi palvella asiakkaitaan laadukkaasti ja sopimuksen mukaisesti sekä parantaa palveluitaan. Rekisterinpitäjä ei hyödynnä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.
Henkilötietojen antaminen voi olla edellytyksenä sopimuksen tekemiselle tai sopimukseen perustuva vaatimus. Vaikka henkilötietojen antaminen ei olisi pakollista lain tai sopimuksen nojalla, voi tiettyjen palveluiden käyttäminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä.
MILLÄ PERUSTEILLA KÄSITTELEMME TIETOJASI?
Käsittelyn oikeusperusteita ovat:
- Rekisteröidyn antama suostumus, kuten henkilötietojen käyttäminen sähköiseen markkinointiin
- Sopimusta edeltävien toimenpiteiden tekeminen sekä sopimusten täytäntöönpano, kuten tarjouksen laatiminen ja lähettäminen, tilauksen toimittaminen, laskutus, takuukäsittely
- Rekisterinpitäjän lakisääteiset velvoitteet, kuten kirjanpitolain mukainen tositteiden käsittely
- Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, kuten tietojen siirtäminen hallinnollisista syistä Max’s Energy -konsernin sisällä
KENELLE LUOVUTAMME TIETOJA JA SIIRRÄMMEKÖ TIETOJA EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE?
Lähtökohtaisesti emme luovuta tietojasi kolmannelle osapuolelle. Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisissä asioissa lakisääteisen velvoitteen taikka viranomais- tai tuomioistuinmääräyksen nojalla. Voimme käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia tai yhteistyökumppaneita, jotka toimivat EU:n yleisten tietosuoja-asetusten mukaisina henkilötietojen käsittelijöinä ja käsittelevät henkilötietoja puolestamme tässä tietosuojaselosteessa kuvatuissa tarkoituksissa (kuten markkinointi-, rahoitus- ja tekniset palvelut). Palveluntarjoajat saavat käyttää henkilötietoja ainoastaan ohjeistuksemme mukaisesti ja vain siihen tarkoitukseen, johon tiedot on kerätty. Palveluntarjoajat on velvoitettu toteuttamaan asianmukaiset tekniset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi sekä toteuttamaan kaikki tietoturvatoimenpiteet voimassa olevien lakien sekä tietosuoja-asetusten vaatimuksiin vastaavalla tavalla. Emme myy tai muutoin luovuta henkilötietoja ulkopuolisten tahojen käyttöön.
Rekisterinpitäjä voi siirtää henkilötietoja Max’s Energy Oy -konsernin muille yhtiöille. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa erilaisiin järjestelmiin liittyen järjestelmätoimittajien pilvipalveluihin, joissa tapauksissa järjestelmäntoimittaja toimii EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisena käsittelijänä.
Rekisterinpitäjä huolehtii riittävän tietosuojan tason varmistamisesta siirtäessään henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle esim. hyödyntämällä EU-komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.
Mikäli rekisteröity on hyväksynyt analytiikkaevästeiden käytön, voimme luovuttaa verkkosivujen kävijätietoja esimerkiksi Googlelle, LinkedInille ja Metalle. Max’s Energyn sisäisessä viestinnässä käytämme Microsoftin sovellusten lisäksi WhatsAppia.
MITEN SUOJAAMME TIETOSI?
Tietosi on suojattu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Max’s Energy huolehtii henkilötietojesi suojaamisesta seuraavasti:
- Fyysinen suojaus: tietojen tallennus on rajattu vain tarpeellisille henkilöille
- Elektroninen suojaus: palomuurit, salasanat, salaustekniikat ja muut tietoturvateknologiat
- Henkilökunnan koulutus tietoturva-asioissa
- Pääsynhallinta ja lokivalvonta
Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi tai lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
MITEN SÄILYTÄMME TIETOJASI?
Suhtaudumme tietojesi turvallisuuteen vakavasti. Pääsy henkilötietoihin on rajattu siten, että niitä käsittelevät vain henkilöt, joiden työtehtävien hoito edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Kaikki työntekijämme on ohjeistettu kirjallisesti henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskien, ja he ovat sitoutuneet asianmukaiseen salassapitoon. Ulkopuoliset palveluntarjoajat, yhteistyökumppanimme ja alihankkijamme valitaan ja ohjeistetaan huolella.
Tietojärjestelmät tietoineen on asianmukaisesti suojattu luvattomalta pääsyltä ja vahingossa tapahtuvalta muuttumiselta, tuhoutumiselta tai leviämiseltä. Pääsy tietojärjestelmiin on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä muilla tavanomaisilla teknisillä keinoilla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukitussa teknisesti valvotuissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.
Max’s Energy säilyttää henkilötietoja niin kauan kuin se kyseisen henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Max’s Energy säilyttää asiakkaan ja tämän edustajan tietoja niin kauan, kun asiakassuhde on voimassa ja vähintään vuoden asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Mikäli yritysasiakkaan edustajan tehtävät muuttuvat siten, että hän ei todennäköisesti ole mukana projektissa tai häneen ei voida kohdistaa enää markkinointitoimenpiteitä tai uutiskirjeitä, hänen tietonsa poistetaan tai anonymisoidaan vuoden kuluttua tehtävien muuttumisesta.
Kirjanpitoon liittyviä asiakkaan henkilötietoja sisältäviä tositteita säilytämme kirjanpitolain mukaan kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Voimme lisäksi säilyttää tarpeellisia henkilötietoja oikeusvaateiden varalta niin pitkään, kunnes kanneaika tai syyteoikeus asiaan on vanhentunut.
Rekisteröidyn suostumuksen perusteella markkinointitarkoituksiin käsiteltäviä tietoja säilytetään niin kauan, kun annettu suostumus on voimassa. Tiedot poistetaan, mikäli asiakas vastustaa tietojensa käyttöä suoramarkkinoinnissa tai peruuttaa antamansa suostumuksen.
Työhakemuksia (hakemus tiettyyn avoimeen tehtävään) ja niihin liittyvää materiaalia säilytämme vuoden valintaprosessin päättymisestä. Avoimia työhakemuksia ja niihin liittyvää materiaalia säilytämme vuoden tietojen vastaanottamisesta.
Tarpeettomat tiedot pyritään poistamaan heti, kun tietoja ei enää tarvita. Kun määriteltyjen poistamiskäytäntöjemme mukainen säilytysaika on päättynyt, tai se muuten katsotaan tarpeelliseksi, poistamme tietosi tietoturvallisesti.
MITKÄ OVAT OIKEUTESI?
Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet:
- Sinulla on oikeus tietää, käsittelemmekö sinua koskevia henkilötietoja ja, jos käsittelemme, mitä tietoja käsittelemme.
- Sinulla on oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista.
- Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista tietyissä tilanteissa.
- Sinulla on oikeus pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa.
- Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella.
- Sinulla on oikeus saada antamasi tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.
Oikeuksiesi käyttämiseksi voit olla yhteydessä Rekisterinpitäjään tämän tietosuojaselosteen alussa ilmoitetuilla yhteystiedoilla.
Jos katsot, että käsittelemme henkilötietoja lainvastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle. Suomessa valvova viranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto (https://tietosuoja.fi).
MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN
Max’s Energy kehittää palveluitaan jatkuvasti ja pidättää oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteeseen säännöllisesti.
Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 5.8.2024.